Levantamiento de Información en el Sector Salud

Autor: Fernando Manuel Guerrero

El desarrollo tecnológico en el campo de la sanidad, se fundamenta en la tecnología informática como las computadoras y demás sistemas relacionados; sin embargo, la realidad de muchos establecimientos de salud, especialmente en el sector público, es que no existe mayor automatización de sus procesos, salvo algunas excepciones, el problema principal es la falta de sistematización en el proceso de registro de datos generados en las consultas médicas, es decir las historias clínicas están archivadas sólo en carpetas.

Informacion digital

Muchos países actualmente están decididos a cambiar esta situación mediante la contratación de una Solución Informática para el procesamiento de la información que genera el sistema sanitario, para que el sector salud, no quede fuera de lo que a nivel global ocurre; así la información se convierte en un requisito fundamental para la práctica médica, pues muchos problemas se relacionan con el acceso a la información y otros tienen que ver con la sistematización de nuestro propio pensamiento para usarla apropiadamente.

Los esfuerzos que se están realizando por sistematizar metodologías, procesos, creación de protocolos, medicina basada en la evidencia; han permitido describir mejor, y manejar en forma satisfactoria muchas situaciones, permitiendo avances cuantitativos y cualitativos en diversos campos del conocimiento. La informática ha acercado los contenidos al médico y le ha ofrecido herramientas para aprovecharlos mejor.

En este contrapunto se puede afirmar que la experiencia en cuanto a la implementación de sistemas de información automatizados en el sector salud a nivel de país resulta mínima, y en esta realidad, cuando nos enfrentamos al desarrollo de los diferentes procesos relacionados, surgen los inconvenientes; por ejemplo, si no existe una metodología que permita a quien realiza la actividad de Levantamiento de Información, una aplicación con criterios y parámetros previamente establecidos que agilicen el proceso y luego el resultado sea el esperado o satisfactorio, la tarea resulta complicada.

 

¿Qué es el Levantamiento de información?

Es un proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora. Se lleva a cabo mediante el uso de instrumentos y técnicas como: Entrevistas, Observación de actividades, Técnicas Audiovisuales, Cuestionarios (Encuestas), Inspección y Simulación.

Es frustrante el iniciar una actividad de levantamiento sin antes haber desarrollado una guía metodológica que indique paso a paso cómo realizarlo.

 

Levantamiento de procesos actuales.

Recursos de TI.- Datos, Sistemas de Aplicación, Infraestructura Tecnológica, Instalaciones Físicas y Recursos humanos.

Procesos de trabajo.- Planeación y organización, Adquisición e implantación de soluciones, Entrega de servicio y soporte, Monitoreo.

Criterios de Información.- Efectividad, Eficiencia, Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad, Cumplimiento, Confiabilidad.

Levantamiento de procesos actualesFases para el proceso de levantamiento.

Actividades preliminares al Levantamiento

  • Inicia con la revisión del Plan General del proyecto, luego se procede con una actualización del plan de levantamiento, para ajustarlo según el plan General.
  • Se designa el equipo que llevará a cabo el levantamiento, se solicita los recursos mediante la elaboración de un presupuesto.
  • Preparación de los documentos de levantamiento, que se relacionan con los estándares mínimos a cumplir por parte del establecimiento de salud, los mismos que están determinados por los especialistas de cada área de la empresa, cuyo propósito es garantizar que pueda funcionar el aplicativo sin problemas.
  • En base al documento de “justificación y requisitos de Infraestructura” se establecen también los “criterios de aceptación” del informe para lo cual se negocia mediante una mesa de trabajo con el cliente.

Insumos para el Levantamiento
Para que un Analista pueda ser asignado a un establecimiento de salud con fines de levantamiento de información, debe ser capacitado y retroalimentado según sea el caso:

  • Se debe capacitar al analista en lo referente a cómo levantar la información mediante el uso de matrices establecidas, obtención de respaldos necesarios y la solicitud de información digitalizada a los diferentes departamentos del establecimiento de Salud.
  • Elaboración del informe y sus Anexos
  • Los datos recopilados en el levantamiento se los organiza en un “Archivo Base” que proporciona la información para la elaboración del informe de levantamiento da cada Establecimiento de Salud.

Levantamiento In-Situ

  • Contactar con el directivo del Establecimiento de salud
  • Realizar un breve reconocimiento del establecimiento de salud antes de establecer el plan de levantamiento.
  • Presentar el plan de levantamiento al director y consensuar para su aprobación.
  • El analista realiza el levantamiento utilizando las herramientas que le han sido proporcionadas previamente, durante este proceso debe considerar los siguientes puntos:
    1. Verificar que la información a ingresar corresponde a cada espacio físico visitado, creando el servicio y anotando las características de la infraestructura tecnológica y equipos encontrados.
    2. Debe solicitar al encargado del establecimiento de salud, una copia del contrato con el proveedor de internet para ratificar el ancho de banda disponible.
    3. Debe respaldar la información mediante la toma de fotografías y videos.
    4. Una vez terminado el recorrido según el plan, se procederá a llenar un acta de cierre del levantamiento, junto al Director del Establecimiento

Preparación y aprobación de informe

  • El analista, con el “Archivo Base” procede a la elaboración del informe, sus anexos y verificar los datos con la información de respaldo e informar al Coordinador de levantamiento para su respectiva revisión.
  • El coordinador debe realizar una exhaustiva revisión, ya sea en la forma, como en el contenido y de ser el caso, sugerir correcciones las cuales deben constar en cada documento, procurando optimizar el uso de las herramientas informáticas con que se cuente.
  • El Coordinador verificará las correcciones realizadas, de encontrar el documento satisfactorio, notificará al responsable QA (control de calidad).
  • El responsable de QA, procederá a la validación del informe y sus anexos

 

Conclusión del trabajo

Se puede asegurar que para que un proceso de levantamiento de información sea satisfactorio, el analista encargado debe estar muy bien capacitado, partir de una planificación y tener preparadas las herramientas necesarias para recopilar la información, de modo que al procesarla, el informe sea el reflejo de la realidad encontrada y se esté en capacidad de sugerir un plan de remediación


Fernando Manuel Guerrero es Supervisor de Formación y Coordinador del Proceso de Levantamiento de Información de la infraestructura Tecnológica y Física en Health Digital System en Ecuador.

<Nota del editor (Juan Jesús Ros Guzmán): Agradecimientos por la contribución en el Blog de Sistemas de Información>

3 comentarios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s